FAQ

Overeenkomst & voorwaarden

We hebben alles overzichtelijk op een aparte pagina gezet. Daar lees je precies wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou vragen. Bekijk ze hier. 

Zeker. Op onze pagina met algemene voorwaarden vind je altijd de meest recente versie, die je direct kunt bekijken of downloaden voor je eigen administratie.

Onze apparatuur wordt altijd zorgvuldig opgebouwd, getest en beveiligd. Mocht er tijdens het evenement toch schade ontstaan, dan bekijken we eerst wat de oorzaak is.

  • Schade door normaal gebruik:
     Als er iets kapot gaat door regulier gebruik of een technisch defect, dan is dat onze verantwoordelijkheid. De klant betaalt hier niets extra voor.
  • Schade door onjuist gebruik of externe factoren:
    Wanneer schade ontstaat door onjuist gebruik, nalatigheid of externe factoren (bijvoorbeeld door bezoekers die aan apparatuur zitten), kunnen de kosten worden doorberekend. Dit staat duidelijk omschreven in onze algemene voorwaarden.
  • Hoe bepalen we de kosten?
     We kijken altijd naar de werkelijke schade, zoals reparatiekosten of vervanging. We houden het eerlijk, transparant en communiceren dit altijd vooraf.
  • Hoe voorkomen we schade?
     Onze crew zorgt voor een veilige opstelling, duidelijke instructies en waar nodig afzettingen of bescherming. Zo verkleinen we de kans op schade tot een minimum.

Tijdens elk evenement zorgen wij voor een veilige en professionele opstelling van onze apparatuur. Onze crew werkt volgens vaste veiligheidsrichtlijnen en controleert alles zorgvuldig voordat het evenement begint. Toch kan er in uitzonderlijke gevallen iets misgaan. Daarom hanteren we duidelijke afspraken:

  • Aansprakelijkheid bij technische fouten:
     Als er schade ontstaat door een technisch defect of door omstandigheden die binnen onze verantwoordelijkheid vallen, dan nemen wij dat volledig voor onze rekening.

  • Aansprakelijkheid bij onjuist gebruik:
     Wanneer schade ontstaat door onjuist gebruik van apparatuur door bezoekers, derden of de opdrachtgever zelf, kan de aansprakelijkheid (en dus de kosten) bij de opdrachtgever liggen. Dit staat helder omschreven in onze algemene voorwaarden.

  • Veiligheidsmaatregelen:
     Onze crew zorgt altijd voor een veilige opstelling, duidelijke instructies en waar nodig afzettingen of bescherming. Zo verkleinen we de kans op schade of gevaarlijke situaties tot een minimum.

  • Samen zoeken we naar een oplossing:
     Mocht er toch iets gebeuren, dan kijken we altijd eerst naar de oorzaak en zoeken we samen naar een eerlijke en transparante oplossing.

Planning & boeking

De reviews op onze website zijn rechtstreeks gekoppeld aan Google Reviews. Alles wat je ziet, komt automatisch uit ons Google‑profiel. We kunnen niets aanpassen of selecteren — zo blijft alles eerlijk, transparant en 100% afkomstig van echte klanten.Bij GrooveX begrijpen we dat plannen soms onverwacht veranderen. Daarom hanteren we duidelijke afspraken:

  • Annuleren:
    Bij annulering gelden de voorwaarden zoals beschreven in onze algemene voorwaarden. Afhankelijk van het moment van annuleren kunnen er kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld voor reeds gereserveerde apparatuur of voorbereidingen.
  • Verplaatsen:
    In veel gevallen is het mogelijk om een evenement te verplaatsen naar een andere datum. We kijken samen naar de beschikbaarheid van onze techniek en crew. Als de nieuwe datum haalbaar is, verplaatsen we het evenement zonder gedoe.Houd er wel rekening mee dat er kosten in rekening kunnen worden gebracht wanneer de wijziging kort voor het evenement wordt doorgegeven. Dit komt doordat apparatuur, personeel en voorbereidingstijd al zijn ingepland. Hoe dichter bij de datum, hoe groter de kans dat er kosten ontstaan. De exacte afspraken hierover vind je in onze algemene voorwaarden.
  • Overmacht:
     Bij situaties zoals extreem weer of andere omstandigheden buiten ieders controle, zoeken we altijd naar een passende oplossing. Dit kan betekenen dat we het evenement kosteloos verplaatsen.
  • Hoe meld ik een wijziging?
     Neem zo snel mogelijk contact met ons op via e‑mail of de contactpagina. Hoe eerder we op de hoogte zijn, hoe beter we kunnen meedenken.

Betaling & facturatie

Een aanbetaling is niet in alle gevallen van toepassing. Of we een aanbetaling vragen, hangt af van de schaal van het evenement en of het gaat om een particuliere of zakelijke boeking.

💳 Wanneer vragen jullie wél een aanbetaling?

In sommige situaties vragen we een aanbetaling, bijvoorbeeld wanneer:

  • het evenement groter is of extra techniek vereist

  • er veel apparatuur of personeel moet worden gereserveerd

  • het om een zakelijke productie gaat met uitgebreide voorbereidingen

🏠 Wanneer is een aanbetaling niet nodig?

Bij kleinere particuliere evenementen of eenvoudige setups kan het zijn dat er geen aanbetaling wordt gevraagd. Dit bespreken we altijd vooraf, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

📅 Wanneer moet de aanbetaling worden voldaan?

Als een aanbetaling van toepassing is, staat de termijn duidelijk vermeld in de offerte. De boeking is definitief zodra de aanbetaling is voldaan.

🧾 Hoe zit het met de rest van het bedrag?

Het resterende bedrag wordt meestal na afloop van het evenement gefactureerd, tenzij anders afgesproken.

Techniek & diensten

Bij GrooveX leveren we een complete technische productie voor evenementen, van kleine feesten tot grote shows. We werken met professionele apparatuur die we zelf onderhouden, testen en bedienen. Hieronder zie je wat klanten standaard van ons kunnen verwachten:

🎧 Geluidstechniek

  • Professionele speakersets voor kleine én grote ruimtes
  • Mengpanelen, microfoons en monitoring
  • Heldere, krachtige audio afgestemd op jouw locatie

💡 Lichttechniek

  • LED‑spots, moving heads, uplights en sfeerverlichting
  • Lichtshows op maat, synchroon met muziek
  • Zowel binnen als buiten inzetbaar

🎥 Beeld & presentatie

  • Beamers, schermen en LED‑displays
  • Presentatie‑opstellingen voor clubs, bedrijven en verenigingen
  • Strakke visuals voor feesten, shows en zakelijke events

🎆 Special effects

  • Rookmachines, CO₂‑jets, sparkulars, confetti en meer
  • Effecten die veilig zijn voor binnen én buiten
  • Perfect voor hoogtepunten tijdens een feest of optreden

🛠️ Complete technische ondersteuning

  • Opbouw, afbouw en bediening door ervaren crew
  • Veiligheidschecks en live ondersteuning
  • Alles volledig afgestemd op jouw wensen en planning

Ja, wij kunnen onze techniek zonder problemen inzetten op buitenlocaties. Veel van onze apparatuur is geschikt voor zowel binnen- als buitengebruik, zolang de omstandigheden veilig zijn. We zorgen altijd voor een professionele en betrouwbare setup, afgestemd op jouw evenement en locatie.

🌦️ Weerbestendige oplossingen

  • Onze licht- en geluidsapparatuur kan buiten worden gebruikt met de juiste bescherming.

  • Bij regen of harde wind zorgen we voor overkappingen, flightcases of extra beveiliging.

  • We houden altijd rekening met weersvoorspellingen en adviseren je over wat wel en niet mogelijk is.

🔌 Stroomvoorziening

  • We kunnen werken met bestaande stroompunten op locatie.

  • Indien nodig kunnen we extra stroomvoorzieningen regelen (zoals aggregaten).

  • We controleren vooraf of de locatie voldoende capaciteit heeft voor jouw wensen.

🎧 Geluidsnormen en omgeving

  • We houden rekening met lokale geluidsregels en vergunningen.

  • We stemmen het volume en de opstelling af op de omgeving, zodat alles netjes binnen de regels blijft.

🛠️ Veiligheid voorop

  • Onze crew zorgt voor een veilige opstelling, kabelmanagement en bescherming van apparatuur.

  • We bouwen alleen op als de omstandigheden verantwoord zijn, veiligheid staat altijd voorop.

Evenement‑dag zelf

Ja, in de meeste gevallen is er iemand van GrooveX aanwezig tijdens het evenement. Dit zorgt ervoor dat alles technisch soepel verloopt en dat eventuele vragen of aanpassingen direct kunnen worden opgepakt.

De tijd die we nodig hebben voor opbouw en afbouw hangt af van de grootte van het evenement, de hoeveelheid techniek en de locatie. We zorgen altijd dat alles ruim op tijd klaarstaat en dat de afbouw efficiënt en veilig verloopt.
🛠️ Opbouwtijd
In de meeste gevallen duurt de opbouw:
  • 1 tot 2 uur voor kleinere particuliere evenementen
  • 2 tot 4 uur voor middelgrote feesten of zakelijke producties
  • 4 uur of meer voor grotere evenementen met uitgebreide licht-, geluid- of special‑effects setups
We stemmen de exacte tijden altijd vooraf met je af.  
📦 Afbouwtijd
De afbouw gaat meestal sneller dan de opbouw. Reken op:
  • 30 tot 60 minuten bij kleinere setups
  • 1 tot 2 uur bij grotere producties
  • In sommige gevallen soms meer dan 2 uur (dit is geheel afhankelijk van de grote van het event)
Onze crew zorgt ervoor dat alles netjes en veilig wordt afgebouwd, hierbij proberen we zo min mogelijk te hinderen.  
📍 Locatie en omstandigheden
Factoren die invloed kunnen hebben op de opbouwtijd:
  • Afstand tussen laadplek en opstelplek
  • Trappen, liften of smalle doorgangen
  • Buitenlocaties met extra beveiliging of afdekking
  • Special effects die extra veiligheidschecks vereisen  
🤝 Altijd in overleg
We bespreken vooraf precies hoeveel tijd we nodig hebben, zodat jij nooit voor verrassingen komt te staan.

Special effects & extra opties

Ja, onze special effects zijn veilig te gebruiken, zowel binnen als buiten, zolang ze op de juiste manier worden ingezet. We werken uitsluitend met apparatuur die voldoet aan de geldende veiligheidsnormen en we zorgen altijd voor een professionele opstelling.  
Binnengebruik
Binnen gebruiken we alleen effecten die specifiek geschikt zijn voor indoor gebruik, zoals:
  • Sparkulars (koudvuur) – geen echte vlam, geen brandgevaar
  • Rookmachines – veilig voor binnenruimtes en ventilatiesystemen
  • CO₂‑jets – mits er voldoende ventilatie is
  • Confetti – brandvertragend materiaal
We houden rekening met:
  • plafondhoogte
  • ventilatie
  • brandveiligheid
  • aanwezige apparatuur (zoals beamers of sprinklers)  
Buitengebruik
Buiten kunnen we vrijwel alle effecten inzetten, zoals:
  • CO₂‑jets
  • Sparkulars
  • Rookmachines
  • Confetti
  • Vlammen (indien toegestaan op locatie)
We letten extra op:
  • windrichting
  • regen of vocht
  • ondergrond
  • afstand tot publiek  
Veiligheid voorop
Onze crew zorgt altijd voor:
  • een veilige opstelling
  • duidelijke instructies
  • afzettingen waar nodig
  • live bediening bij risicovolle effecten
We gebruiken nooit effecten die niet geschikt zijn voor de locatie of situatie.  
Advies op maat
Voor elk evenement kijken we samen welke effecten veilig en geschikt zijn. Zo weet je altijd precies wat er mogelijk is.

Ja, we kunnen verschillende special effects met elkaar combineren om een extra indrukwekkend moment te creëren. Denk aan een mix van licht, rook, CO₂‑jets, sparkulars en confetti. Allemaal perfect getimed voor het hoogtepunt van jouw evenement.

Reviews & ervaringen

We vinden het altijd geweldig om te horen hoe jij jouw evenement hebt ervaren. Reviews helpen ons om onze diensten te verbeteren én geven toekomstige klanten een eerlijk beeld van wat ze kunnen verwachten.

Je kunt een review achterlaten op de volgende plekken:

⭐ Google Reviews

De meeste klanten laten hun beoordeling achter via Google. Dit is openbaar zichtbaar en helpt anderen om een goed beeld te krijgen van onze kwaliteit en service.

⭐ Social media

Heb je foto’s of video’s van het evenement? Dan kun je ook een reactie of beoordeling plaatsen op onze socialmediakanalen. We vinden het altijd leuk om jouw ervaring terug te zien.

De reviews op onze website zijn rechtstreeks gekoppeld aan Google Reviews. Alles wat je ziet, komt automatisch uit ons Google‑profiel. We kunnen niets aanpassen of selecteren, zo blijft alles eerlijk, transparant en 100% afkomstig van echte klanten.